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Cómo sincronizar carpetas IMAP en Outlook 2016

Vamos a ver cómo sincronizar o suscribir carpetas IMAP en Outlook 2016 para que su contenido sea el mismo que el de las carpetas de nuestro servidor de email. En caso de dudas, aquí podéis encontrar qué es un servidor de correo electrónico.

Cuando agregamos una nueva cuenta de email en Outlook 2016, se configurará automáticamente la sincronización para la mayoría de las carpetas IMAP. Esto no ocurría en las primeras versiones de Outlook 2016 debido a un error que al parecer ya ha sido corregido por Microsoft en las nuevas versiones, por lo que es muy recomendable actualizar la aplicación. Esta guía tiene un fin didáctico, por lo que, además de la breve guía de configuración, hemos incluido una sencilla introducción a nivel de usuario de imprescindible lectura para cualquier técnico de helpdesk o, en su defecto, para cualquier usuario de Outlook. Si ya sabéis de qué va el tema, podéis saltaros al apartado en el que se explica en qué consiste la sincronización IMAP.

¿Cómo se comunica Outlook con el servidor?

Explicarlo en profundidad es algo bastante complejo, por lo que solamente diremos que se comunica a través de un protocolo para enviar emails y otro para recibirlos. Por convención, estos protocolos son:

  • SMTP: Se utiliza para el envío de emails.
  • POP3 e IMAP: Se utilizan de modo alternativo y sirven para la recepción de emails.

La diferencia entre POP3 e IMAP consiste básicamente en que el protocolo IMAP permite sincronizar los emails del servidor con los del cliente de correo, mientras que POP3 solamente descarga los emails. Nos vamos a centrar en el lector de email Outlook, que es de lo que va esta guía, así que vamos a dejar todo lo demás de lado. Si preferís no utilizar Outlook, aquí podéis encontrar encontrar un listado con varias alternativas a Outlook.

¿En qué consiste la sincronización IMAP?

Consite en una perfecta sincronización entre los emails de la cuenta de hosting y el cliente de correo, que en este caso es Outlook. De este modo, las carpetas del servidor se descargarán en Outlook y, cuando eliminemos un email en Outlook, también se eliminará en el servidor. Lo mismo ocurrirá con las demás carpetas como la bandeja de entrada, la de elementos enviados o la papelera. Es importante tener en cuento que si enviamos un email a la papelera de Outlook, también se enviará a la papelera en el servidor. Para eliminar por completo un email, tendremos que vaciar la papelera. Tenemos que asegurarnos de que la carpeta de Outlook es la misma que la del servidor para vaciar la carpeta correcta, ya que en ocasiones estos nombres pueden diferir.

Cuando configuramos una nueva cuenta de email en Outlook y hemos seleccionado el protocolo IMAP en lugar del protocolo POP3, se activará por defecto la sincronización IMAP en Outlook para la mayoría de las carpetas. Sin embargo, Outlook no sincronizará aquellos emails del servidor que sean muy antiguos, por lo que si queremos eliminarlos tendremos que hacerlo manualmente desde el webmail, aunque es algo que podemos cambiar en al configuración de Outlook. Es también posible que no se sincronicen todas las carpetas, así que vamos a ver cómo hacerlo.

Cómo activar la sincronización IMAP de una o varias carpetas en Outlook

Como decíamos, la mayoría de las carpetas se suscriben a la sincronización IMAP de Outlook automáticamente tras haber agregado una cuenta. En caso de que no haya sido así para vosotros y en base a la configuración que tengáis de Outlook en vuestro ordenador, debéis seguir estos pasos para suscribir las carpetas.

Antes de nada, hemos de clarar que se parte de que habéis seleccionado IMAP al agregar la cuenta de correo a Outlook, puesto que de lo contrario, no tendría ningún sentido seguir estos pasos. Vamos allá:

1. En la parte izquierda de la interfaz de Outlook podéis ver un listado con vuestras cuentas junto con todas las carpetas que existen para cada una de ellas. Tenéis que hacer clic derecho en las carpetas que aparecen a la izquierda, justo debajo del nombre de vuestra cuenta. En el menú que aparecerá, hacemos clic en “Carpetas IMAP”.

Clic derecho encima de la carpeta y seleccionamos la opción “Carpetas IMAP”.

2. Se mostrará una nueva ventana. En la ventana que aparecerá, habrá dos pestañas y un botón de consulta para mostrar las carpetas filtradas:

  • Todo: Si consultamos estas carpetas, se listarán todas las carpetas del servidor.
  • Suscrito: Si consultamos estar carpetas, se mostrarás solamente aquellas carpetas para las que la la sincronización IMAP está habilitada.

Dentro de la pestaña “Todo”, hacemos clic en “Consulta” y se nos mostrarán todas las carpetas. Para activar la sincronización en cada una de ellas, sencillamente seleccionamos la carpeta y luego le damos al botón de suscripción.

Suscribimos todas las carpetas que queramos.

Repetimos ésto con todas las carpetas que queramos suscribir.

3. Una vez os hayáis suscrito a todas las que queráis, si vais a la pestaña “Suscrito” de esa misma ventana, deberían estar todas en el listado.

Aquí podemos comprobar las carpetas con la sincronización IMAP activada.

Desde aquí también podéis cancelar la sincronización de las carpetas si las seleccionamos y hacemos clic en “Cancelar suscripción”.

Nota.: Outlook no permite activar la sincronización en algunas carpetas como la bandeja de salida y las fuentes RSS.

Podéis encontrar más información en la página oficial de Microsoft.

EduZRO

Ingeniero técnico en informática, actualmente trabajo como desarrollador web y programador de videojuegos.

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